Seguimiento de recompensas de tarjetas de crédito comerciales: un flujo de trabajo práctico en equipo
Un práctico flujo de trabajo de seguimiento de recompensas de tarjetas de crédito comerciales para tarjetas de empleados, puntos, reembolsos en efectivo, créditos en estados de cuenta, conciliaciones y canjes.
En resumen
Mantenga el libro de gastos y el libro de recompensas separados, pero concílielos después de cerrar cada estado de cuenta.
- Mantenga el libro de gastos y el libro de recompensas separados, pero concílielos después de cerrar cada estado de cuenta.
- Realice un seguimiento del valor esperado, publicado, ajustado, acreditado y canjeado en lugar de depender únicamente del saldo actual del emisor.
- Indique a cada discrepancia un propietario, un conjunto de pruebas y una fecha de seguimiento.
- Verifique las reglas actuales de tarjeta de empleado, agrupación, categoría, crédito de estado de cuenta y canje para cada cuenta exacta.
Mantenga el libro de gastos y el libro de recompensas separados
El libro de gastos es el registro financiero. Debe contener la transacción publicada, el empleado o titular de la tarjeta, el recibo, el propósito comercial, la aprobación, la categoría contable y cualquier devolución o disputa. Guárdelo en la exportación del emisor, la plataforma de gastos o el sistema de contabilidad que su empresa ya utiliza.
El libro de recompensas es una lista de verificación operativa. Responde a un conjunto diferente de preguntas:
Vincule los registros con un período de estado de cuenta y una etiqueta de tarjeta no confidencial. No copie números de tarjetas completos, credenciales de cuentas ni datos personales detallados de los empleados en un rastreador de recompensas general.
- ¿Qué transacciones publicadas se esperaba que obtuvieran recompensas?
- ¿El emisor publicó los puntos, millas o reembolsos en efectivo esperados?
- ¿Se activó un crédito en el estado de cuenta después de una compra elegible?
- ¿Una devolución o un ajuste revirtió las recompensas registradas anteriormente?
- ¿Quién puede canjear el saldo de recompensas?
- ¿Qué se canjeó, cuándo y para qué uso comercial?
- ¿Qué descalce aún necesita seguimiento emisor o contable?
Campos para un rastreador de recompensas de tarjetas de crédito comerciales
| Categoría | que grabar | Por qué es importante |
|---|---|---|
| Etiqueta de cuenta | Una etiqueta privada como “tarjeta de operaciones que termina en 42” | Identifica el programa sin almacenar un número de tarjeta completo |
| Período de declaración | La fecha o mes de cierre | Crea una unidad de conciliación estable |
| Titular de la tarjeta o equipo | Nombre del empleado, función o etiqueta de departamento permitida por la política de la empresa | Ayuda a explicar de dónde provienen los gastos elegibles |
| Tipo de recompensa | Puntos, millas, reembolsos en efectivo, crédito en el estado de cuenta u otro beneficio verificado | Evita que se sumen valores diferentes |
| Términos verificados | Fuente oficial y fecha comprobadas. | Hace visibles las suposiciones obsoletas |
| recompensa esperada | Una estimación conservadora vinculada al gasto elegible publicado | Le da un número para verificar, no un saldo prometido |
| Recompensa publicada | El importe realmente mostrado por el emisor. | Registra el cumplimiento en lugar de la intención |
| Ajuste | Devolución, contracargo, corrección de bonificación o ajuste del emisor | Explica cambios de equilibrio posteriores. |
| Estado | Estimado, publicado, no coincidente, de seguimiento, canjeado o cerrado | Muestra la siguiente acción |
| Dueño | Persona responsable de comprobar o canjear | Evita que una excepción se convierta en un problema de todos |
| Registro de canje | Fecha, monto, método y objeto comercial. | Preserva el uso realizado después de que cae el saldo del emisor |
| traspaso contable | Fecha de revisión y revisor | Mantiene las operaciones de recompensas conectadas a registros formales |
Comience lo suficientemente pequeño como para que el rastreador sobreviva cada cierre de fin de mes.
Si el volumen de transacciones es alto, realice un seguimiento de las recompensas por estado de cuenta y excepción en lugar de crear una fila manual para cada compra. El sistema contable ya contiene los detalles de las transacciones. El rastreador de recompensas debe centrarse en totales, comprobaciones de categorías o promociones, créditos, reversiones y desajustes que necesitan atención.
Un flujo de trabajo de conciliación mensual
No conciliar desde autorizaciones pendientes. Espere hasta que se cierre el estado de cuenta o hasta que se hayan publicado las transacciones dentro del alcance. Las transacciones pendientes pueden cambiar el monto, la descripción del comerciante o la elegibilidad.
Registre el período del estado de cuenta, los gastos comerciales registrados, los pagos o créditos que afectan el cálculo y la recompensa total publicada del emisor. Si el programa muestra recompensas con una cadencia diferente, registre esa cadencia indicada en lugar de forzar una partida el mismo día.
Utilice los términos actuales para la cuenta exacta. Ganancias ordinarias separadas, categorías de bonificación limitadas, promociones, ofertas de bienvenida y créditos en el estado de cuenta. Mantenga visibles los límites, las exclusiones, las reglas de categoría de comerciante y la inscripción requerida.
Un presupuesto es una herramienta de revisión, no una cuenta por cobrar. Etiquételo como Estimado hasta que la recompensa aparezca en la cuenta o el extracto del emisor.
Si los totales están cerca, documente cualquier redondeo conocido o diferencia temporal y cierre el período. Si la diferencia es importante para su negocio, identifique las transacciones o el beneficio que la causaron.
Utilice una breve nota de discrepancia, como por ejemplo:
No sobrescriba silenciosamente la estimación para que sea igual al saldo del emisor. Mantenga la expectativa original y la explicación final.
Todo desajuste debe tener un responsable y una fecha. El propietario verifica la cuenta oficial, confirma los términos actuales y se comunica con el emisor solo después de que haya transcurrido el tiempo indicado o la evidencia esté completa.
El conjunto de pruebas debe ser pequeño: etiqueta de la cuenta, período del estado de cuenta, fecha de la transacción publicada, descripción de la transacción, términos actuales, tratamiento esperado y recompensa o crédito observado. Siga la política de la empresa antes de compartir información de empleados o compras con soporte.
Un saldo de puntos no es lo mismo que el valor comercial realizado. Cuando se canjeen las recompensas, registre la fecha, la cantidad, el método de canje, el propósito comercial y cualquier valor que requiera su política contable.
No invente un valor en efectivo universal para puntos o millas. El mismo saldo puede producir resultados diferentes según el programa y el canje. Utilice el valor que realmente recibió su empresa o el trato que requiere su asesor contable.
- la categoría de comerciante no coincidía con la categoría de bonificación esperada;
- la promoción o inscripción no estaba activa;
- es posible que se haya alcanzado el límite de recompensa;
- compra con tarjeta de empleado publicada en un grupo de recompensas diferente;
- la transacción pasó al siguiente período del estado de cuenta;
- devolución o contracargo revirtió recompensas anteriores;
- El crédito del estado de cuenta todavía está dentro de la ventana indicada por el emisor.
Un escenario concreto de tarjeta de empleado
Imagine una agencia pequeña con una cuenta comercial principal y tres tarjetas de empleado. El gerente de operaciones usa una tarjeta para software, el comprador de medios usa otra para publicidad y el fundador usa la tarjeta principal para viajar.
Al cierre del estado de cuenta, la plataforma contable muestra todas las compras y recibos registrados. El rastreador de recompensas tiene una fila para el período del estado de cuenta, además de filas de excepción para un bono de categoría limitada y un crédito en el estado de cuenta de viaje.
El equipo registra:
Más tarde, la discrepancia publicitaria resulta ser un problema de clasificación de los comerciantes. El rastreador mantiene el tratamiento final del emisor y cierra esa excepción. El crédito de viaje se registra en el siguiente período del estado de cuenta, por lo que el equipo registra la fecha de publicación y cambia el beneficio de Crédito pendiente a Acreditado.
Este flujo de trabajo evita tres errores comunes: tratar todos los gastos de los empleados como si ganaran de manera idéntica, contar un crédito en el estado de cuenta antes de publicarlo y perder el motivo por el cual el total de recompensas cambió después de fin de mes.
- los términos oficiales de las recompensas se verificaron el 8 de agosto;
- los gastos publicados fueron revisados por titular de la tarjeta y categoría;
- las recompensas ordinarias aparecieron como se esperaba;
- una parte del gasto en publicidad no recibió el tratamiento de categoría esperado;
- la compra del viaje se contabilizó, pero el crédito del extracto separado sigue pendiente;
- el líder de finanzas posee ambos seguimientos;
- ningún valor de recompensa se cuenta como canjeado todavía.
Realice un seguimiento de los créditos del extracto por separado de los puntos y los reembolsos en efectivo
Los créditos de estado de cuenta a menudo tienen activadores y plazos diferentes a los de las recompensas basadas en gastos. Un flujo de estado de beneficios útil es:
1. Disponible: verifique los términos: La cuenta parece incluir el beneficio, pero aún es necesario revisar las reglas actuales.
2. Planificado: La empresa tiene intención de realizar una compra elegible.
3. Compra pendiente: La transacción ha sido autorizada pero no publicada.
4. Compra contabilizada: crédito pendiente: El cargo está contabilizado; la compensación no lo es.
5. Acreditado: El crédito del estado de cuenta por separado es visible.
6. Necesita seguimiento: El período indicado pasó o la elegibilidad no está clara.
7. Cerrado sin crédito: El emisor confirmó que no calificaba, que el beneficio ya se había utilizado o que la empresa decidió no solicitarlo.
Utilice el calendario de beneficios de tarjeta de crédito para hacer visibles las fechas de seguimiento. Para una configuración más amplia de estado y prueba, utilice la lista de verificación de seguimiento de beneficios de tarjetas de crédito.
Razones comunes por las que el total de recompensas no coincide
Una autorización no es una transacción registrada. Espere el monto final y el período del estado de cuenta antes de tratarlo como gasto elegible.
Una compra puede ganar recompensas en un período y perderlas más tarde. Mantenga las filas de ajuste para que se pueda explicar una caída posterior del saldo.
Lo que compró la empresa y cómo se clasificó la transacción no siempre son lo mismo. Verifique la transacción publicada y las reglas actuales del programa antes de asumir que se aplica un bono.
Algunas oportunidades de ingresos son limitadas o requieren acción. Registre el límite o la evidencia de inscripción cuando sea necesario, pero no copie términos antiguos sin volver a verificarlos.
Los programas de tarjetas de presentación pueden manejar las compras y recompensas de los empleados de manera diferente. Registre el propietario de las recompensas y la regla de agrupación para cada cuenta exacta después de verificar los términos actuales.
Un crédito en el estado de cuenta compensa un cargo; Los puntos, millas y reembolsos en efectivo pueden publicarse en otro lugar. Realice un seguimiento de cada tipo de recompensa en su propio campo y concílelo con la fuente correcta.
Una vez que alguien canjea las recompensas, el panel del emisor puede mostrar solo el saldo inferior. Un registro de canjes conserva quién actuó, qué se utilizó y el propósito comercial.
Dónde encaja Perkmon y dónde no
Perkmon puede proporcionar un estado ligero y una capa de recordatorio para los beneficios de las tarjetas de presentación: un crédito que necesita una verificación con fecha publicada, una promoción limitada que necesita revisión o un recordatorio anual para verificar si una tarjeta todavía gana suficiente valor realizado para justificar su tarifa.
No debe reemplazar la cuenta del emisor, la plataforma de gastos, el archivo de recibos, el libro de contabilidad, la política de tarjetas de empleado o el asesoramiento fiscal profesional. Mantenga esos sistemas autorizados. Utilice Perkmon para recordar la siguiente acción de beneficio y su resultado verificado.
Si está creando el flujo de trabajo desde cero, comience con cómo realizar un seguimiento de los beneficios de la tarjeta de crédito. En el momento de la renovación, utilice la calculadora de cuota anual con el valor realizado en lugar del valor promocional del titular.
Una lista de verificación de fin de mes de cinco minutos
1. Confirme el período del estado de cuenta y las transacciones contabilizadas en el sistema contable.
2. Revise los términos de recompensas actuales para cualquier categoría, límite, inscripción o beneficio que sea importante en este período.
3. Compare las recompensas esperadas con las recompensas publicadas por el emisor.
4. Agregue notas de ajuste o discrepancias sin borrar la estimación original.
5. Asigne un propietario y una fecha para cada elemento abierto.
6. Registre los créditos del estado de cuenta solo después de su publicación.
7. Registre los canjes antes de que desaparezca el historial del saldo.
8. Entregar el resultado al responsable del tratamiento contable.
El objetivo no es un modelo de puntos perfecto. Es un registro repetible que le dice a la empresa qué se publicó, qué no, qué se canjeó y qué aún necesita una decisión.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo hago un seguimiento de las recompensas de varias tarjetas de crédito comerciales?
Utilice un libro de recompensas con una etiqueta de cuenta, período de estado de cuenta, tipo de recompensa, monto esperado, monto publicado, ajuste, propietario y registro de canje. Mantenga los detalles de las transacciones y los recibos en el sistema de gastos o contabilidad, luego concilie cada tarjeta después del cierre del estado de cuenta.
¿Las compras con tarjeta de empleado obtienen recompensas?
Es posible que lo hagan, pero las reglas de obtención y acumulación dependen de la cuenta y el programa exactos. Verifique los términos actuales del emisor y registre al propietario de las recompensas según la política de la empresa.
¿Por qué mis recompensas esperadas no coinciden con el saldo del emisor?
Las causas comunes incluyen transacciones pendientes, codificación de comerciantes, límites de categoría, falta de inscripción, devoluciones, devoluciones de cargo, sincronización de estados de cuenta, reglas de agrupación de tarjetas de empleados y canjes no registrados.
¿Con qué frecuencia se deben conciliar las recompensas de las tarjetas de presentación?
Mensualmente después del cierre de cada estado de cuenta es un valor predeterminado práctico. Agregue una revisión por separado después de una gran devolución, promoción, crédito en el estado de cuenta o canje si la excepción es importante.
¿Deben registrarse las recompensas de las tarjetas de crédito comerciales como ingresos o como una reducción de gastos?
El tratamiento contable y fiscal puede depender de cómo se obtuvieron, canjearon y utilizaron las recompensas. Entregue el registro de canje y los estados de respaldo a un profesional calificado en contabilidad o impuestos.
¿Necesito un rastreador de recompensas por separado si ya uso un software de gastos?
Solo si la plataforma de gastos no conserva las recompensas esperadas, las recompensas publicadas, los créditos en el estado de cuenta, los ajustes, los canjes y la propiedad de seguimiento. Evite crear un registro duplicado sin finalidad operativa.
¿Qué no se debe almacenar en un rastreador de recompensas?
Evite números de tarjetas completos, códigos de seguridad, credenciales de cuentas, datos confidenciales de recibos, información personal de los empleados más allá de la política de la empresa y estimaciones no respaldadas presentadas como valor confirmado.
Antes de actuar
- Las reglas para obtener tarjetas de presentación, el tratamiento de las tarjetas de empleado, la propiedad de las recompensas, la agrupación, los límites, la elegibilidad, los términos del crédito en el estado de cuenta y las opciones de canje pueden cambiar o variar según la cuenta.
- Verifique los términos actuales para cada tarjeta exacta y siga los controles financieros y la orientación fiscal o contable profesional de su empresa.
- Este artículo es sólo informativo y no constituye asesoramiento financiero, legal, contable, fiscal o laboral.
Convierte esto en un flujo de trabajo repetible
Perkmon está hecho para el lado operativo de los beneficios de tarjetas: qué sigue disponible, qué ya se usó y qué necesita atención antes de que el valor desaparezca.